Unsere Leistungen


Das Tätigkeitsfeld der Debitorenbuchhaltung stellt einen wichtigen Teilbereich der Finanzbuchhaltung dar. Er befasst sich mit der Erfassung und Verwaltung von Transaktionen mit Geschäftspartnern/innen, welche in diesem Fall die Rolle eines Debitors innehaben. Ein Debitor ist in der Geschäftswelt ein Schuldner, der allerdings noch den Status eines Kunden genießt und auch als solcher angesehen wird. Die Erfassung der offen stehenden Beträge an das Unternehmen, hat dabei weit mehr als eine rein dokumentarische Funktion. Diese Informationen sind auch für die weitere Planung des Unternehmens, bezüglich seiner Liquidität und seiner weiteren Geschäftsbeziehungen mit dem jeweiligen Debitor, von großer Bedeutung. Insgesamt gliedert sich die Debitorenbuchhaltung in zwei große Aufgabenbereiche: Das Forderungsmanagement und das Informationsmanagement.



Das Forderungsmanagement als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung

Unter dem Begriff Forderungsmanagement werden alle Maßnahmen gefasst, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit offenen Rechnungen ihm gegenüber ergreifen kann. Zentrales Element dabei ist das Mahnwesen. So sind es sehr häufig die Mitarbeiter/innen der Debitorenbuchhaltung, die Mahnungen verfassen und versenden. Erfolgt weder auf die erste Mahnung, noch auf die zweite Mahnung mit Kündigungsandrohung und die letzte Mahnung eine Reaktion des Schuldners, so werden entsprechende Maßnahmen, in Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei und einem Inkassobüro, eingeleitet. Scheitert auch dieser Versuch der außergerichtlichen Einigung, wird die Debitorenbuchhaltung die entsprechenden Schritte für eine Gerichtsverhandlung einleiten.



Das Informationsmanagement als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung verfügt über zwei Arten von Informationen: Solche über den noch ausstehenden und damit zu erwartenden Zahlungsfluss an das Unternehmen und solche über das Zahlungsverhalten des entsprechenden Kunden.


Die Informationen über die ausstehenden Zahlungen sind insofern für das Unternehmen von Bedeutung, als dass die ausstehenden Rechnungen von großer Bedeutung für die Liquidität des Unternehmens sein können und davon die längerfristige Investitionsplanung der Unternehmung beeinflusst werden kann. Das Management muss immer über die genaue finanzielle Lage informiert sein, um eventuelle operative oder sogar strategische Entscheidungen fällen zu können.


Die Informationen über Kunden können vor allem für zukünftige Geschäfte sehr wertvoll sein. So lässt das aktuelle Zahlungsverhalten eines Debitors häufig auch Rückschlüsse über seine generelle Zahlungsmoral zu. Außerdem kann die Debitorenbuchhaltung in manchen Fällen, sogar Schlüsse über die generelle finanzielle Lage des Geschäftskunden ziehen. Sollte sich zum Beispiel abzeichnen, dass ein Debitor ein Kandidat für eine Insolvenz ist, kann das Unternehmen in manchen Fällen noch rechtzeitig reagieren und die Lieferungen an eben jenen Kunden einstellen, bevor die offenen Rechnungen so groß werden, dass auch das eigene Unternehmen von einer Insolvenz des Kunden in Mitleidenschaft gezogen wird. Dafür benötigen die Mitarbeiter/innen der Debitorenbuchhaltung ein besonderes Gespür für geschäftliche Prozesse, einschlägige Erfahrungen in diesem Berufsfeld und vor allem eine gut fundierte Ausbildung.

Die Kreditorenbuchhaltung, als Unterabteilung der Finanzbuchhaltung, bildet einen wichtigen Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Sie erledigt alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit eingehenden Rechnungen stehen. Als Kreditor bezeichnen Fachleute Lieferanten und Dienstleister, die an das Unternehmen Waren liefern oder Leistungen erbringen. Anschließend erstellen sie Rechnungen, deren Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung erfolgt. In dieser Abteilung legen die Mitarbeiter für jeden Lieferanten einen Kreditorenstamm an. Dabei erfassen sie dessen vollen Firmennamen, die Anschrift, den Steuerschlüssel und gegebenenfalls weitere Daten, wie zum Beispiel in Bezug auf regelmäßig eingeräumte Skonti und Rabatte.



Erfassung und Prüfung

Nach dem Eingang von Rechnungen erfolgt üblicherweise die Paginierung mit einem Eingangsstempel für die Dokumentation des Datums. Darüber hinaus versieht die Kreditorenbuchhaltung jede eingehende Rechnung mit einer fortlaufenden Nummer. Anschließend ist eine Überprüfung der sachlichen Richtigkeit und der korrekten Höhe des in Rechnung gestellten Betrags erforderlich. In größeren Betrieben arbeiten die Kreditorenbuchhalter/innen dabei eng mit den jeweiligen Fachabteilungen zusammen, die für die Bestellung der entsprechenden Waren und Dienstleistungen verantwortlich sind. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird mit Haken und Namenskürzel direkt auf der Eingangsrechnung dokumentiert.



Der Zahlungsausgleich

Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass die Bezahlung sämtlicher Eingangsrechnungen fristgerecht erfolgt. Dabei ist ebenso darauf zu achten, dass eventuelle Abzüge wegen Skonto, Rabatten oder Qualitätsmängeln vorgenommen werden. In größeren Unternehmen stellen die Kreditorenbuchhalter/innen eine Zahlungsvorschlagsliste zusammen, die zur Einhaltung des Vieraugenprinzips von einem/r anderen Mitarbeiter/in gegenzuzeichnen ist. Diese Liste enthält die Bankdaten der Kreditoren sowie die zu überweisenden Beträge. Heute erfolgt die Banküberweisung nahezu ausschließlich online, bei größeren Volumina in Form des automatisierten Datenaustausches.



Das Buchen

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt außerdem die Kontierung der Eingangsrechnung. Dabei erstellt sie den Buchungssatz, der das entsprechende Kreditorenkonto und ein Aufwandskonto anspricht. Dieser Aufgabe kommt besondere Bedeutung zu, denn nur die Zuordnung der eingehenden Rechnung zu den korrekten Aufwandskonten stellt sicher, dass eine aussagekräftige Kosten-Leistungs-Rechnung und ein sinnvolles Controlling möglich sind. Bei der Buchung ist, der meist in den Stammdaten der Kreditoren hinterlegte, Steuerschlüssel zu beachten. Lieferanten fakturieren ihre Waren und Dienstleistungen mit dem vollen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent oder dem reduzierten in Höhe von 7 Prozent. Das Unternehmen kann die, auf diese Weise in Rechnung gestellten Mehrwertsteuerbeträge, als Vorsteuer von seiner zu zahlenden Steuerlast abziehen. So wird die in Eingangsrechnungen enthaltene Mehrwertsteuer zum durchlaufenden und ergebnisneutralen Posten.



Die Aufbewahrung

Für die Archivierung von Eingangsrechnungen gilt dieselbe Frist, wie für alle übrigen Buchhaltungsunterlagen: Sie sind für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Dabei müssen die Belege jederzeit verfügbar sein, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung. Eine systematische Ablage nach den Nummern der Eingangsrechnungen erweist sich als besonders praktisch.

IT-Systemadministratoren und -administratorinnen betreiben komplexe IT-Systeme und gewährleisten eine ständige Verfügbarkeit. Sie analysieren und bewerten den Bedarf an Soft- und Hardware in einem Unternehmen und planen entsprechende Anschaffungen. Zudem installieren und konfigurieren sie Software, Systeme und Komponenten. Sie organisieren den Betrieb von Hard- und Software einschließlich automatischer Updates und Backups und sind auch für den Benutzer-Support zuständig. Daneben verwalten IT-Systemadministratoren und -administratorinnen Server und Anwendungen, bestimmen Nutzerkonten, Zugriffsrechte und Verzeichnisdienste. Sie analysieren Probleme, isolieren und beheben Störungen und erarbeiten Richtlinien sowie neue technische Konzepte für den Systembetrieb. Die Systeme entwickeln sie im Rahmen des Changemanagements, unter Beachtung der Auswirkungen der Veränderungen, bedarfsgerecht und wirtschaftlich weiter. IT-Systemadministratoren und -administratorinnen, planen und überprüfen darüber hinaus Sicherheitsmaßnahmen gegen Angriffe von außen und von innen und setzen neue Sicherheitskonzepte um. Weiterhin übernehmen sie Aufgaben in der Kundenberatung. Innerhalb der IT-Spezialisten-Profile sind IT-Systemadministratoren und -administratorinnen der Gruppe der Lösungsbetreuer/innen zuzuordnen.

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